Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Für Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an diese Adresse.

Zur Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten sind wir nicht verpflichtet, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG bei uns nicht erfüllt sind.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Website sowie für unsere Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nicht statt, sofern im Folgenden nichts anderes angegeben ist.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei einem Dienstleister in der Europäischen Union gehostet: dogado GmbH, Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Seiten erhebt der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion sowie Betriebssystem
• Referrer-URL
• gekürzte oder vollständige IP-Adresse

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website. Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

4. Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Inhalte, die Sie an uns übermitteln, können dadurch nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Cookies und Endgerätezugriff

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website und die Absicherung des Kontaktformulars erforderlich sind. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir verwenden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und binden keine Dienste ein, die eine Einwilligung erfordern würden. Eine Einwilligungsabfrage ist daher nicht erforderlich.

6. Schriften, Karten und externe Inhalte

Die Website verwendet ausschließlich Systemschriften Ihres Geräts; Skripte und Stylesheets werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es werden keine Google Fonts, CDN-Dienste oder vergleichbare externe Ressourcen nachgeladen, sodass beim Seitenaufruf keine IP-Adresse an Dritte übermittelt wird.

Wir binden keine Karten, Videos, Social-Media-Plugins oder Schaltflächen externer Netzwerke ein.

7. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Formular eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage.

Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens jedoch nach 36 Monaten. Das Formular finden Sie auf der Seite Kontakt.

8. Anfragen per E-Mail und Post

Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder Brief, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Unsere Geschäftspost wird über einen Scan-Dienstleister digitalisiert: Dropscan GmbH, Ehrenbergstraße 16a, 10245 Berlin. Mit diesem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

9. Verwaltung und Abrechnungsservice

Als Verantwortlicher

Im Rahmen der Verwaltung eigener Mandate verarbeiten wir Daten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinnen und Mietern, Dienstleistern und Lieferanten: Stammdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Zahlungsdaten, Verbrauchsdaten sowie Schriftverkehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, etwa aus WEG, BGB, HGB und AO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Als Auftragsverarbeiter

Beauftragen Sie uns mit der Erstellung von Betriebskosten-, Heizkosten- oder WEG-Abrechnungen für Ihre Objekte, verarbeiten wir die uns überlassenen Mieter-, Eigentümer- und Objektdaten ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleiben Sie. Vor Beginn der Verarbeitung schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie den Einsatz etwaiger Unterauftragnehmer regelt.

10. Empfänger der Daten

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine Rechtsvorschrift es erlaubt. Empfänger können sein:

• IT-, Hosting- und Software-Dienstleister einschließlich der eingesetzten Verwaltungssoftware
• Messdienstleister für die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung
• Druck- und Versanddienstleister sowie der Scan-Dienstleister für die Geschäftspost
• Banken und Zahlungsdienstleister
• Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
• Handwerks- und Wartungsbetriebe, soweit zur Auftragsabwicklung erforderlich
• Gerichte und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen betragen nach § 257 HGB und § 147 AO je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Für diese Dauer wird die Verarbeitung eingeschränkt.

12. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dafür an die oben genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere am Ort Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Angaben können wir einen Vertrag jedoch nicht schließen oder durchführen.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.